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O evento pode ser a inauguração da loja ou outro, como, por exemplo, o lançamento de Nova Coleção. Para que o seu evento seja um sucesso, seguem algumas dicas:

• Evento de inauguração: deve acontecer de 15 (quinze) a 30 (trinta) dias após a abertura da loja. A Franqueadora padronizou este período para que a equipe se familiarize com os produtos, tabelas de preços, atendimento e procedimentos gerais. Data e horário do evento devem ser submetidos à aprovação da Franqueadora com, pelo menos, 20 (vinte) dias de antecedência.
• Data do evento: é importante verificar se a data escolhida para a inauguração da loja não conflita com outros eventos da sua cidade. Geralmente, utiliza-se as terças, quartas e quintas-feiras, no período noturno, a partir das 19h. Recomendamos que o evento tenha a duração de até 3 (três) horas.
• Indicação de convidados: cada região tem as suas especificidades e pessoas influentes. Existem profissionais (promoters) que podem auxiliar na lista de convidados. É importante garantir a presença de clientes e Especificadores, da imprensa (colunistas, jornalistas) e de formadores de opinião (socialites e empresários, entre outros).

Os formadores de opinião, a mídia local, entidades de classe e autoridades locais devem ser tratados como convidados importantes, porque podem potencializar, e fazer reverberar, o sucesso do evento. Exemplos deste público: prefeito, presidente da câmara, presidente do CDL, membros de associações comerciais, de vendas e marketing, membros do Conselho de Arquitetura e Urbanismo – CAU, membros de associações locais de arquitetos, entre outros.

• Dinâmica do evento na loja

1. Recepção do evento: é importante contar com um recepcionista profissional no dia do evento. Um recepcionista auxilia no controle, orientação e dinâmica do evento. O perfil deste profissional deve ser adequado ao posicionamento da marca Portobello Shop. Indicamos o uso de traje esporte fino ou, no caso de recepcionista feminino, um vestido preto, personalizado com a marca Portobello Shop.
2. Alinhamento da equipe: é fundamental que a equipe de vendas esteja uniformizada, treinada e apta a receber os convidados. Certifique-se de que todos estão seguros das informações recebidas durante o treinamento e conhecem os diferenciais competitivos da Portobello Shop. É comum os convidados perguntarem sobre produtos no dia do evento, tornando-se fundamental que a equipe esteja bem capacitada em relação ao portfólio. Por fim, converse com todos os envolvidos sobre a dinâmica do evento, pois isto facilitará a locomoção e posicionamento da equipe durante toda a cerimônia.
3. Decoração/Música: a decoração deve seguir o padrão “menos é mais” da Portobello Shop. Os elementos utilizados devem ser poucos e não podem impactar no layout e ambientação da loja. Recomendamos música ao vivo ou DJ. Cuidado com o alto volume do som para não incomodar os convidados. Opte por música ambiente: lounge, MPB, blues, jazz.
4. Alimentos/Bebidas: indicamos o serviço de garçons durante o evento para distribuição e controle dos alimentos e bebidas servidos. Os alimentos devem ser leves e de fácil manuseio, respeitando sempre a gastronomia e cultura de cada região. Exemplos: salgados finos, finger foods ou canapés. É imprescindível servir água, sucos e refrigerantes. Em relação às bebidas alcoólicas, opte por champanhes/espumantes, vinhos ou cerveja de marcas premium, adequadas ao perfil do nosso público.
5. Discursos: é fundamental que o Franqueado dê o seu depoimento no dia do evento, apresentando o posicionamento e os diferenciais competitivos da Portobello Shop.

O discurso deve começar 30 (trinta) minutos a 1 (uma) hora após o início do evento. O tempo do(s) discurso(s) deve ser breve, no máximo 15 (quinze) minutos. Defina previamente quem vai discursar e combine a ordem de apresentação com os envolvidos.

Caso haja alguma autoridade entre os convidados, acerte previamente com ela qual a ordem de entrada para um breve discurso.

Sugestão de discurso: “Bem-vindos à Portobello Shop de (nome da cidade), rede de lojas da Portobello, que oferece produtos exclusivos e serviços especializados. É com grande satisfação que recebemos vocês nesta noite de inauguração da loja, que conta com (XX) m² de área de vendas, portfólio com mais de 2 mil produtos, espaço exclusivo para os profissionais de arquitetura atenderem nossos clientes e uma equipe especializada em atender vocês para transformar ambientes e realizar sonhos através de projetos diferenciados”.

1. Mestre de Cerimônia: é o anfitrião de um evento público ou privado. O MC é responsável por fazer as apresentações dos oradores, falar ao público e manter a dinâmica do evento.
2. Foto/Vídeo: no dia do evento, aconselhamos a contratação de um fotógrafo profissional para fazer os registros das pessoas que estiverem presentes. É importante para o arquivo da própria loja, mas, principalmente, para enviar as fotos à imprensa e publicá-las nas redes sociais. Isso chama-se cobertura social. Para isso, as imagens precisam obedecer a certos requisitos:

• estarem em alta resolução (mínimo 2 MB, com 72 dpis);
• estarem em meio primeiro plano (a pessoa é fotografada da cintura para cima);
• terem, no máximo, 4 (quatro) pessoas em cada imagem (exceção para fotos que mostrem um plano geral do evento).

Importante: envie as fotos/vídeo via chamado no Help Desk para o Marketing, com os nomes completos de todas as pessoas que aparecem nas imagens, sempre da esquerda para a direita, no máximo, até às 9h30 da manhã seguinte ao evento. Além do registro fotográfico, vale o registro em vídeo realizado por um profissional da área. Recomendamos que o vídeo tenha no máximo 2 (dois) minutos. Lembramos que o vídeo deve ser aprovado pelo Marketing antes de ser divulgado ou publicado em redes sociais, sites, etc.

1. Segurança: avalie a necessidade de contratar um segurança para o seu evento.
2. Serviço de vallet: dependendo da localização da sua loja, considere contratar este serviço, pois gera mais conforto e segurança para os convidados.
3. Brindes: o brinde oferecido deve ser adequado ao perfil do público da Portobello Shop e respeitar o posicionamento da marca, ou seja, deve ter uma relação com a paixão pelo design, inovação e originalidade. E, claro, deve ser personalizado com a aplicação da logomarca da Portobello Shop.

Divulgação pós-evento: o evento de inauguração é um momento importante para iniciar o trabalho com o mercado. Por isso, é fundamental que a sua assessoria de imprensa local e/ou agência de publicidade prepare uma comunicação de agradecimento aos visitantes e um informativo sobre o evento nos meios de comunicação na sua região: mídia digital (redes sociais, blogs e sites especializados em construção & arquitetura/decoração), mídia impressa (jornais, revistas), mídia eletrônica (TV – comercial, ou merchandising em programas do nosso segmento).