Após a emissão para o consumidor, o Pedido de venda será integrado ao Oracle pelo sistema Microvix, para ser processado junto ao Grupo Portobello. A operação para realizar essa tarefa é abordada no Manual de Compra Não LOG (Lojas abastecidas por Tijucas) ou Manual de Compra LOG (Lojas abastecidas pelos Centros de Distribuição — CDs).

Observações importantes:

1. A loja deverá digitar os seus Pedidos à medida que realiza a venda ao consumidor. Para cada venda, deve ser emitido um Pedido de compra (Ordem de compra) à Franqueadora, pois serão notas fiscais distintas;
2. Ao realizar a integração do pedido de compra na fábrica, o campo “tonalidade/calibre” não deve ser preenchido. Os estoques Portobello Shop já contemplam tonalidades compatíveis, — salvo exceções para vendas como complemento de obra, assistência técnica ou reposição;
3. Se houver o produto em estoque ou com programação que atenda ao Pedido, esse é automaticamente alocado pelo sistema;
4. Os pedidos Portobello Shop são tratados como entrega única ou separada, conforme preferência do cliente. No caso da opção por uma entrega única do Pedido, os produtos serão faturados somente quando todos tiverem estoque suficiente. Para os Pedidos com entregas separadas, os produtos serão faturados e entregues conforme disponibilidade de cada item.
5. Para atender as informações acima, a data mínima de faturamento deverá ser preenchida de acordo e o consumidor deve estar ciente do dia de entrega.

Análise crítica:

Ao serem integradas, todas as Ordens de compra serão avaliadas pelo sistema. As que tiverem comprometimentos financeiros ou comerciais serão analisadas pelos departamentos responsáveis.

1. Departamento de crédito: Problemas financeiros serão detectados pelo filtro de crédito e avaliados pelo departamento financeiro, que se responsabilizará por aprovar, ou não, a Ordem de compra. As condições financeiras são definidas previamente. O departamento financeiro do Grupo Portobello interage com o responsável da Franqueadora até que a situação seja resolvida.
2. Departamento comercial: Problemas comerciais serão detectados pelo filtro de desconto e avaliados pela Gerência Nacional de Franquias, que se responsabilizará por aprovar, ou não, o Pedido. As condições comerciais serão definidas previamente, de acordo com a política comercial mensal.

Um Pedido será considerado aceito quando registrado no Oracle, liberado pela área comercial e aprovado pelo crédito (financeiro).

Comprometimento com Estoque:

Após a conclusão de todas as análises críticas, as Ordens de compra aprovadas serão automaticamente comprometidas com o estoque (para produtos com estoque disponível). Este processo é on-line.

Comprometimento com produção/compra ou fila:

Para produtos sem estoque disponível, o sistema irá comprometê-los (on-line) com a produção/compra mais próxima. Ao implantar a Ordem de compra, o sistema não aceitará uma data de entrega anterior à data de produção informada na consulta de disponibilidade.

Se não houver data de produção/compra para o comprometimento, o produto ficará na fila e será analisado pelo Departamento de Planejamento e Monitoramento (DPM), responsável pela programação de produção/compra.

É importante monitorar o produto até à entrada no estoque.

No final de cada Ordem de compra, deve ser emitido o espelho para o seu melhor monitoramento. Numa única Ordem de compra, pode haver alguns itens comprometidos com a produção/compra/fila e outros com o estoque. Neste caso, deve-se informar o cliente e programar a entrega total para a última data comprometida, pois a Ordem de venda não será faturada antes que todos os itens estejam comprometidos com o estoque.

Adiamento da produção/compra: conforme já mencionado, o comprometimento de um produto com uma data de previsão de produção não garante o atendimento da Ordem de venda naquela data. A produção/compra poderá ser alterada, por isso, existe a necessidade de monitorar.