O Franqueado deverá constituir uma empresa de Venda de Produtos Cerâmicos e Serviços, para exercer a sua atividade, conforme regras do Contrato de Franquia.

A área contábil é abrangente, complexa e mutável, independente do ramo de atividade. Por isso, é recomendável que o Franqueado terceirize, contratando um escritório de contabilidade que domine as regras do mercado de Franchising e do setor de Revestimentos Cerâmicos. O contador do Franqueado deverá orientá-lo sobre os procedimentos para abertura da empresa, registro de funcionários, emissão de notas fiscais, impostos e outras questões contábeis. Também é importante que o Franqueado analise bem, com o seu contador, qual o sistema tributário que melhor o favorece e faça um planejamento tributário para 3 (três) anos (no mínimo), recorrendo a simulações de faturamento.

O processo de abertura da empresa deve ter início logo após a assinatura do Contrato de Locação, para que o Franqueado possa adquirir todos os equipamentos necessários para a montagem da loja e sistemas, evitando atrasos na abertura da sua unidade. Os passos são os seguintes:

• Arquivamento do Contrato Social na Junta Comercial do Estado:

Entregar ao contador 03 (três) nomes ou denominação social da loja para consulta ou pesquisa na Junta Comercial do Estado onde a loja será instalada, juntamente com a cópia da cédula de identidade, C.P.F./MF e suas respectivas qualificações, para a elaboração do Contrato Social.

• Arquivamento do Contrato Social na Junta Comercial do Estado:

Para obter o cadastro da empresa e o número do seu registro no comércio (NIRC), que comprova sua existência legal de fato e de direito.

• Inscrição junto à Receita Federal e Prefeitura Municipal:

Para obter o CNPJ/MF e a Inscrição Municipal providenciar, além dos documentos solicitados pelos órgãos competentes, cópia do recibo da declaração do Imposto de Renda Pessoa Física dos últimos 05 (cinco) anos de cada sócio, comprovante de residência de cada sócio, IPTU, Contrato de Locação da sede e do ponto comercial.

• Inscrição nos órgãos estaduais:

–   Inscrição Estadual;

–   DECA – Declaração Cadastral;

–   DECAE – Registro de Atividade Econômica do estado;

–   Outros órgãos pertinentes à região.

• Registro dos Livros Fiscais:

Os livros utilizados devem ser registrados para posterior encaminhamento à Secretaria da Fazenda, onde serão inspecionados, por ocasião de seus respectivos encerramentos.

• Licença de funcionamento junto a Prefeitura Municipal:

Para obter a licença são necessários os seguintes documentos:

• Planta do prédio comercial aprovada pela prefeitura;
• Respectivo “habite-se” ou certificado de conclusão de obra;
• Certificado de Vistoria do Corpo de Bombeiros (para prédios com mais de 750 m2);
• Verificar na Regional se a atividade é compatível com zoneamento estabelecido pela prefeitura;
• O Franqueado deverá requerer uma vistoria sanitária.
• Aspectos Tributários:

Depois que a empresa criada é classificada como Empresa Comercial do ramo de comércio de produtos e serviços, as lojas deverão recolher os seguintes impostos:

–   ICMS;

–   Taxa de Localização e Funcionamento;

–   Imposto Predial e Territorial Urbanos;

–   CADAN – Cadastro de Anúncios e letreiros;

–   INSS;

–   Contribuição Social;

–   ISS (Municipal).

Os tributos PIS e COFINS são recolhidos sobre o faturamento bruto, em acréscimo aos impostos citados acima. O IR dever ser recolhido sobre o lucro líquido do exercício.

No caso da abertura da empresa em regime de microempresa, o Franqueado deve verificar a legislação local, nos âmbitos municipal e estadual.

• Para início das obras

O Franqueado deve entregar à prefeitura local as cópias do Projeto de arquitetura para obter documentos junto dos seguintes órgãos:

 –  Secretaria de Finanças:

Autorização da licença de funcionamento do estabelecimento;

Tempo médio para obtenção: 5 dias.

–   Administração Regional:

O Franqueado deve providenciar o alvará de funcionamento do estabelecimento. Normalmente, a loja já pode funcionar somente com o Protocolo. Só depois da vistoria à loja é que o Franqueado receberá o alvará definitivo.

–   Secretaria da Habitação:

Registro e pagamento de taxas sobre:

– Publicidade em fachada – CADAN

– Música na loja – ECAD

Para os procedimentos acima relacionados são necessários os seguintes documentos:

–   R.G. e CPF/MF dos sócios;

–   Qualificação (escolaridade, estado civil, etc.);

–   Nome e atividade da empresa Franqueada;

–   Endereço da loja;

–   Contrato de locação registrado ou documento de propriedade do estabelecimento onde funcionará a loja.

• Emissão do Contrato definitivo da Franquia

Documentos necessários para a emissão do contrato definitivo de franquia e abertura de crédito junto aos fornecedores homologados: o cadastramento da nova loja, junto à Portobello Shop S.A. e aos fornecedores homologados deverá ser feito logo que se tenha o registro da nova empresa. Este processo será acompanhado pelo Departamento de Expansão, juntamente com o Departamento Jurídico.

Serão necessários os seguintes documentos:

– Cópia autenticada do Contrato Social, já registrado na Junta Comercial do Estado (em caso de empresa nova);

– Cópia do Cartão do CNPJ (em caso de empresa nova);

– Cópia da Inscrição Estadual (em caso de empresa nova);

– Cópia do Alvará de Licença (em caso de empresa nova);

– Cópia do Contrato de Locação da loja, se houver, com reconhecimento de firma de todas as assinaturas.

A criação e o registro da empresa são muito importantes, pois somente após esta etapa é que será marcada a data de inauguração da loja. Assim que a empresa estiver registrada e regularizada (CNPJ e Inscrição Estadual), todos os documentos deverão ser enviados para o Departamento de Expansão, para que possa ser emitido o Contrato de Franquia definitivo.